فوائد ”أتمتة“ نظام رواتب الموظفين

“نسينا إدراج اسمك في جدول الرواتب! نعتذر عن التأخير”

“هذه الزيادة ليست من حقك فقد أخطأ موظف الموارد البشرية بوضع اسمك في كشف العلاوات السنوية”

“سيتم تأخير صرف الإضافي لأن الموظفة المكلفة بعمل الكشوفات مجازة”

إنها عبارات اعتاد الموظفون سماعها من قسم الموارد البشرية أو شؤون الموظفين قبل عصر الأتمتة، إذ يمكن للعامل البشري أن يقع في الخطأ والخلط والنسيان والتأخير، فما هي الأتمتة؟

الأتمتة Automation: هي تقنية مرتبطة ببرامج الحاسوب غالبًا، يتم بموجبها جعل عملية ما تعمل ذاتيًا (أوتوماتيكيًا) دون الاعتماد على البشر أثناء إنجازها.

ومع أن الأتمتة ارتبطت على نحو أكبر بالأعمال الصناعية المعقدة والشاقة مثل استخدام الآلات أو الروبوتات في تجميع قطع السيارات، إلا أنها مستخدمة مع التقدم التقني الحالي في الأعمال الإدارية أو ما يمكن أن نطلق عليه أتمتة الأعمال، التي تأتي في قلبها أعمال الموارد البشرية حيث يمكن الاستفادة من الحاسب الآلي في إنجاز المهام الروتينية والمعقدة التي كانت تنجز بشكل يدوي بواسطة البشر.

لقد صارت الأتمتة الآن فرضًا لازمًا وليست نوعًا من الترف في أقسام الموارد البشرية في القطاعين العام والخاص، وتطبيقات الأتمتة الآن تغطي جميع إجراءات الموارد البشرية، بدءاً من توفير قاعدة بيانات لاستقطاب الكفاءات الفنية والوظيفية المميزة، متبوعةً بإجراءات تعيين الموظف، مرورًا بعد ذلك بالمسار الوظيفي من توثيق الحضور والانصراف من الدوام، وإعداد جداول العمل الإضافي واحتساب الرواتب والمكافآت والتحفيز والتدريب والمزايا والبرامج التشجيعية وتقييم الأداء والمحاسبة على التقصير، وانتهاءً باحتساب التعويضات الناجمة عن إصابات العمل أو اجراءات الاستقالة وإنهاء الخدمات.

في السطور القادمة نسلط الضوء على جزء هام من أعمال الموارد البشرية وهو رواتب الموظفين، ونرصد أهمية وفوائد أتمتة هذا الجانب:

• أتمتة نظام رواتب ومكافآت الموظفين عبر تطبيق حاسوب يوفر الدقة، مما يجعلها خالية من الأخطاء الناجمة عن الخطأ والسهو البشري مثل إغفال موظف أو وضع آخر مكانه بسبب تشابه الأسماء.
• أتمتة الحضور والانصراف توفر الشفافية، وتمكّن من محاسبة الموظفين وتقييمهم بعدالة دون تدخل اعتبارات غير مهنية.
• الأتمتة تعني سرعة الإنجاز لأن تعامل الحاسوب مع راتب موظف هو مثل تعامله مع رواتب عشرة آلاف موظف في الوقت نفسه، على عكس موظفي الموارد البشرية أو القسم المالي الذين سيقضون أوقاتًا طويلة في احتساب الرواتب والمكافآت وجدولتها، والقيام بعمل روتيني ممل يكون عرضة للأخطاء، مما يعني موارد بشرية بتكلفة أقل مع تحقيق كفاءة عالية في الأداء، وهنا تظهر حاجة المؤسسات الكبيرة والمتوسطة إلى أتمتة رواتب موظفيها.
• أتمتة الموارد البشرية ومن ضمنها الرواتب تؤدي إلى خفض التكاليف لعدم الحاجة لعدد كبير من الموظفين، وخفض التكاليف هو هدف هام تسعى وراءه أي شركة ناجحة.
• توفير بيئة عمل غير ورقية؛ مما يحافظ على البيئة نظيفة من المهملات ويقلل من استخدام أشجار الغابات في إنتاج الورق.
• أتمتة الرواتب نظام فعّال لأنه يعمل على تقليص الإجراءات الروتينية التي تمر بها الرواتب، كما يوفر استمرارية العمل دون التأثر بالاستقالات وإضراب الموظفين.
• أتمتة الرواتب لا تحتاج إشرافًا من مسؤولي إدارة الموارد البشرية، مما يمكّنهم من تحويل اهتمامهم من التركيز على الإجراءات الروتينية إلى تولي مهام ذات قيمة استراتيجية أكبر، مثل التخطيط للقوى العاملة وانتخاب أفضل الطرق لتحسين العمل.
• أتمتة الرواتب توفر سهولة دخول المدراء ورؤساء الأقسام لا سيّما المحاسبة إلى معلومات الرواتب وسهولة الحصول على الإحصائيات والتقارير التحليلية مما يمنح رؤية واضحة لصُنّاع القرار.

يمكننا القول إن أتمتة رواتب ومكافآت الموظفين نظام فعّال في خفض التكاليف. كما أنها توفر الدقة الخالية من الأخطاء، والسرعة التي تخدم الإنجاز وتختصر الجهد والوقت وترفع كاهل العمل الروتيني الممل عن البشر. تمنح الأتمتة الإدارة العليا التفرّغ لتجويد العمل وتزودها بالتقارير التحليلية المتصلة بكُلف الرواتب، ناهيك عن كونها نظاماً صديقاً للبيئة. وبرغم تلك المزايا كافة، يبقى الإنسان سيد الأتمتة لأنه هو من أبدعها وهو القادر على تطويعها في معظم مجالات الأعمال.