كيف تدير فريق عمل عن بُعد بكفاءة؟

وفقًا لإحصائيات قام بها موقعالتحليلات العالمية لأماكن العمل”Global Workplace Analytics” فإن 50% من القوى العاملة في العالم تعمل عن بُعد، و80-90% من الموظفين المنتظمين بشكل تقليدي في مقار أعمالهم يرغبون في العمل عن بُعد لما في ذلك من مزايا من أهمها التخلص من صرامة مواعيد الحضور والانصراف، وتوفير الجهد والوقت والمال المبذولة في المواصلات، وعدم التواصل المباشر مع أشخاص غير مرغوبين.

إن العمل عن بُعد هو المستقبل الذي لا بد لأصحاب العمل والمديرين التكيّف معه ومحاولة ابتكار أفضل الطرق لضبطه.

فيما يلي مجموعة من النصائح للمدراء تجيب على السؤال: كيف تدير فريق عمل عن بُعد بكفاءة؟

وبمقدار ما تُظهر هذه النصائح اللطف والاهتمام من المدراء تجاه العاملين معهم عن بُعد؛ فإنها فعّالة في قدرة المدراء على المتابعة لسير الأعمال والمهام الموكلة لهؤلاء الموظفين، وتحدّ بالتأكيد من تقصيرهم.

حدد المهام بوضوح

إن تحديد المهام لكل موظف بشكل واضح لا لُبس فيه، شرط أساسي قبل الشروع في العمل، ويقتضي ذلك عمل اجتماعات عامة متكررة مع فريقك، ولا بأس أن يتبعها اجتماعات فردية مع كل موظف، وأن يتم عمل خريطة طريق تتضمن: المهام والأهداف والإطار الزمني والآليات والوسائل التي يحتاجها كل موظف، كل ذلك يتم تدوينه بشكل مكتوب بوسائط مختلفة لتأكيد وصول المعلومات؛ ولا يكتفي المدير بإرسالها عبر البريد الإلكتروني، بل يطلب من الموظف أن يكتبها بخط يده على لوحة ويعلقها خلفه، ويكتبها المدير على لوحة كبيرة وتكون له مرجعًا عند المتابعة.

أهداف يمكن قياسها

لا بد للأهداف التي حددتها لكل موظف من فريقك أن تكون قابلة للمتابعة والقياس، ونتائجها ملموسة، ويمكن أن يتم ذلك عبر تقارير أسبوعية يرسلها الموظف وتظهر بوضوح أين وصل في تحقيق الأهداف.

اجعل البعيد قريبًا

من المعروف بأن الإنسان كائن اجتماعي ويحب التواصل مع الآخرين، ولتعويض هذا القصور في العمل عن بُعد فعليك أن تمنح فريقك أكبر قدر ممكن من الاهتمام برسائلهم الإلكترونية، والتفاعل مع أمورهم الخاصة مثل تهنئة أحدهم بعيد ميلاده أو زواجه، فالتعامل الشخصي الودي يجعلهم يشعرون أنهم قرب مكتبك، وأن الوصول إليك لا يكلفهم أكثر من رسالة صوتية عبر هاتفك، إنك تحقق بهذا فائدة أخرى لسير العمل وهو متابعة سير الأعمال عن كثب.

اتصال بالصورة والصوت

احرص على اتصال يومي أو شبه يومي بالموظفين عن بُعد، ومع توفر تطبيقات الاتصالات المجانية بالصوت والصورة احرص أن يكون الاتصال بهذه الوسائل، لأن التواصل مع التقاء العيون ولغة الجسد أفضل بكثير من التواصل بالصوت فقط. ومن ميّزات الاتصال شبه اليومي أنك تتابع مجريات المهام ومؤشرات أداء الموظفين مما يمكّنك من لفت أنظارهم إلى تدارك أي تقصير.

لا تحرمهم رؤيتك

امنح فريقك من العاملين عن بُعد فرصة للقائك بين فترة وأخرى، وتتحدد عدد مرات اللقاء بحسب المسافة؛ فإذا كنتم في دولة صغيرة المساحة فيمكن أن يتم اللقاء شهريًا، وإذا كانت مساحتها متوسطة فيمكن أن يكون اللقاء كل ثلاثة شهور، إما إذا كانت المساحة شاسعة فيمكن أن يتم اللقاء كل ستة أشهر أو سنة. وبما أن السفر تجربة ممتعة عند أغلب الناس فيمكنك أن تتيح لفريقك فرصة السفر للقائك أو التقائهم في بلد ثالث يصلح كوجهة سياحية، واربط هذا السفر بإنجاز معين فيكون حافزًا للإنجازات. 

التطوير والتدريب

أظهر اهتمامك بفريقك عن بُعد بتوفير برامج تدريبية لهم، لا سيّما في أي نقاط ضعف لمستها في أدائهم، ستساعدهم هذه البرامج على تطوير مهاراتهم مما سينعكس على أداء أفضل، وستعبّر هذه البرامج عن اهتمامك وتقديرك للموظفين، وإدماج لهم في أهداف المؤسسة.

العمل عن بُعد بات هو الطموح العام عند العاملين حول العالم، لا سيّما في وظائف البرمجة والتصميم والكتابة الإبداعية والأعمال المكتبية، ويكفي أن نعرف بأنه منذ العام 2005 نمت نسبة الموظفين عن بُعد بنسبة 140%، بحسب “نافال رافيكانت”، مؤسس “أنجليست” AngelList.

إن ذلك التوجه الجامح من القوى العاملة يوافق مصلحة عند المشغّلين بتوفير الأجور الباهظة لمكاتب العمل والضرائب الحكومية، وفواتير الكهرباء والإنترنت، وفي أحيانٍ كثيرة توفير مساهمات الضمان الاجتماعي للموظفين.

يمكننا القول بأن العمل عن بُعد هو المستقبل، ولا بد من الإعداد لهذا المستقبل؛ يقول “بليز باسكال”، الفيزيائي والفيلسوف الفرنسي: “الحاضر ليس هدفًا.. فالماضي والحاضر مجرد وسائل، أمّا المستقبل فهو الهدف”.