لماذا نحتاج إلى أتمتة الموارد البشرية؟

ما هو مفهوم الأتمتة؟

“أتمتة” كلمة جديدة في قواميس اللغة العربية تم نحتها من الكلمة الإنجليزية automation فهي الترجمة العربية التي تعبّر عن تحويل عمليات وإجراءات الخدمات الإدارية والمالية والمصرفية وغيرها من الجهد البشري إلى عمليات مبرمجة إلكترونياً، وبعبارة أخرى فإن الأتمتة تسمح للإجراءات المختلفة بالعمل ذاتيًا (أوتوماتيكيًا) دون الاعتماد على البشر أثناء إنجازها.

والأتمتة مفهوم عصري جديد، جاء كثمرة لدخول الحاسب الآلي في جميع مجالات حياتنا بدءًا من الاتصالات والمواصلات، ومرورًا بالتعليم والطب والإعلام، وانتهاءً بالترفيه، فكان من الطبيعي أن يدخل الحاسب الآلي و الأتمتة في القطاعات الإدارية، والتجارية، والمصرفية كاستفادة قصوى من إمكانيات الحاسب الآلي وبرمجياته التي جعلت معاملاتنا أسهل، واجراءاتنا خالية من الأخطاء، وتواصلنا أكفأ، ومهنيتنا أفضل وإنتاجنا أكثر، مما يعني أن يعيش الإنسان- الذي هو سيد الأتمتة ومبرمجها- مرتاحًا.

ما هي الأسباب التي تجعل أتمتة الموارد البشرية ضرورة؟

من المؤكد بأن هناك جدلًا دائرًا- وله مبرراته- تجاه الاستخدام المفرط للآلات والروبوتات والأتمتة؛ لأنها ستقلص العمالة البشرية، مما سيؤدي لارتفاع نسب البطالة، لكن الأتمتة باتت ضرورة لا مناص منها في ظل المنافسة الشرسة في قطاع الأعمال، وحتى في المؤسسات الحكومية؛ مما جعل السبيل الوحيد للبقاء والنجاح والاستمرارية هو الاستفادة القصوى من برامج الحاسوب وبرمجيات الأتمتة.

فيما يلي نستعرض مجموعة من الأسباب التي تجعل أتمتة الموارد البشرية ضرورة لا يمكن تخطيها بالنسبة للقطاعات الحكومية والشركات الكبرى والمتوسطة:

• التنافس المحموم بين القطاعات الحكومية في الإنجاز والتفوق، والتنافس المشابه في قطاع الأعمال على حصص أكبر في الأسواق يجعل من تطوير قسم الموارد البشرية ضرورة حتمية، وأية محاولة لتطويره بدون تطبيق الأتمتة تعدّ ضربا من العبث.
• الأتمتة سلسلة مترابطة من النجاح؛ إذ تحتاج الموارد البشرية إلى إدارة جيدة، فتوفّر كفاءة الأتمتة ومهارة برامجها الدقيقة الوقت وتزيد الإنجاز وتسمح بالتعامل المرن بأكفأ الأساليب.
• اختصار العمليات الداخلية للموارد البشرية والتي تتضمن مهام كبيرة ومرهقة مثل: أرشفة بيانات المتقدمين للوظائف لاستقطاب الكفاءات المميزة، وإجراءات التعيين، وإدارة الموظفين، وجدولة رواتبهم، وإعداد الموازنات، ولا شكّ أن اختصار هذه المهام يعطي لإدارة الموارد البشرية فرصة أكبر للتركيز على مهام ذات قيمة استراتيجية أكبر مثل التخطيط، وتحفيز الموظفين، وحسن التقييم، وتحسين العمل للحصول في نهاية المطاف على رضا المتعاملين.
• معالجة الملفات والوثائق تتم بسرعة ودقة، ومهما كانت الحسابات معقدة فإن الأتمتة قادرة على التعامل معها بسهولة.
• الوصول إلى المعلومات والملفات والوثائق يتم بسرعة وسهولة.
• القدرة على الربط والتنسيق بين الإدارات المختلفة، وذلك بتحسين الاتصال بينها، وتسهيل تدفق المعلومات وتبادل الخبرات.
• تمكين الإدارة العليا من الاطلاع بسهولة على الإحصائيات والتقارير التحليلية وأداء الموظفين مما يمنحهم رؤية واضحة قبل اتخاذ القرارات.
• توفر أدوات مهنية وعادلة للإدارة الرشيدة من الضبط والمحاسبة الشفافة بعيدا عن العواطف والمحسوبيات.
• الأتمتة بديل حضاري للأرشيف التقليدي للشركات والذي يصعب استخلاص معلومات منه، وفضلا عن ذلك فإنه يحتاج إلى أماكن شاسعة للاحتفاظ بملفاته ومجلداته، ويتسبب في فوضى عارمة ومهملات ورقية، ويؤدي بالتأكيد للإضرار بالبيئة بشكل غير مباشر.
• اختصار الإجراءات المعقدة وخفض تكاليف الإدارات من خلال القضاء على البطالة المقنعة والعمالة غير الماهرة، والتخفيف من استخدام القرطاسية والأثاث.
• توفير بيئة عمل غير ورقية؛ مما يحافظ على البيئة نظيفة من المهملات، ويقلل من استخدام أشجار الغابات في إنتاج الورق.

أتمتة الموارد البشرية والاستمرارية

بالإجمال فإن الأتمتة لم تعد من فضول وترف بيئات العمل، بل ضرورة لازمة لها، فرضتها فوائدها المتعددة مثل: توفير الوقت والجهد للتخطيط الاستراتيجي، وتسهيل التواصل بين الأقسام والإدارات، وزيادة الإنتاجية، وتوفير الدقة، وتقليل الأخطاء، وتقليل التكاليف، وتمكين الإدارة العليا من المحاسبة.