أتمتة أوقات الدوام والإجازات

يقول مسؤول الموارد البشرية للموظف: “أعتذر منك، لن تستطيع الحصول على إجازة طارئة ليوم لأن قوانين الشركة لا تتيح ذلك”

يرد الموظف: “لكن فلان حصل على إجازة ليومين للسبب نفسه!”

*   * *

“سيتأخر صرف مكافأة ساعات العمل الإضافي لأن المحاسب المكلف بعمل الكشوف مجاز”.

*   * *

يقول موظف الدعم الفني: “ملفات الحاسوب التي تتضمن كشوفات الدوام تالفة، سيستغرق الأمر وقتا لاستعادتها”

كنا نسمع هذه العبارات وما يشبهها في إدارات الموارد البشرية القديمة قبل دخولنا عصر الأتمتة وهي التقنية المرتبطة ببرامج الحاسوب، والتي تجعل من أعمال القطاع الخاص والعام تتم بشكل مبرمج ذاتيًا (أوتوماتيكيًا) دون الاعتماد على البشر في إنجازها.

إن الأتمتة زحفت إلى كل مجالات عمل المنظمات والشركات، لا سيما إدارة الموارد البشرية، ومن ضمنها أتمتة أوقات دوام الموظفين ونظام احتساب إجازاتهم بأنواعها.

مزايا في ضغطة زر

في هذه المقالة نتعرض لمزايا الأتمتة كنظام يستقبل الطلبات الذاتية من الموظفين لإجازاتهم، ونظام يحتسب أرصدة الإجازات، كما يقوم بعمل كشوف فورية وخالية من الأخطاء البشرية لساعات الدوام الرسمي والإضافي للموظفين.

يتيح نظام الأتمتة عبر الموقع الإلكتروني للمنظمة وتطبيقات الهاتف للموظفين الخدمة الذاتية لأنفسهم، ويسهّل عليهم التقدم بطلب إجازات سنوية أو مرضية أو طارئة خارج أوقات الدوام الرسمي، ودون الحاجة للرجوع لموظفي الموارد البشرية، كما يمكنهم من معرفة رصيدهم وعدد ساعات العمل بضغطة زر على الهاتف المحمول.

وداعا للورق والأثاث

وبالقدر الذي يختصر نظام أتمتة أوقات دوام الموظفين وإجازاتهم بيئة العمل المكتبية وما تكلفه من قرطاسية وطباعة وأثاث، مما يجعله نظامًا صديقًا للبيئة، فإن هذا النظام يؤدي إلى تسهيل إدارة الوقت ويوفر الجهد، وتمكّن برامجه وتطبيقاته إدارة شؤون الموظفين من استعراض ساعات دوام الموظفين وإجازاتهم في صفحة بيانات واحدة دون البحث بين الملفات سواءً بالطريقة الكلاسيكية في الأرشيف أو حتى بين ملفات الحاسوب.

النظرة بعين طائر

يوفر نظام الأتمتة على قسم المحاسبة إدخال بيانات مكررة؛ فهو يتكامل معها بتوفير كشوف المرتبات، إنه بعبارة أخرى: يقلل نقاط إدخال البيانات المتعددة، ويجنب الأخطاء الكتابية المحتملة، والنتيجة لذلك تفرّغ أكبر من الإدارة العليا للأمور الأهم التي تصب في مصلحة المنظمة والموظفين.

ومن زاوية أخرى فإن وجود البيانات في مكان واحد يتيح للإدارة العليا النظرة بعين طائر تكشف المشهد كاملا في ساعات العمل والفراغات الناشئة وإدارة إجازات الموظفين بناءً على الرصيد المتاح والوصول للقرار الصحيح في منح الإجازات أو منعها لتجنب وقوع المنظمة في أخطاء مكلفة.

مظلة حماية للموظفين

قد يعتقد بعض الموظفين بأن وجود نظام أتمتة صارم في احتساب أوقات دخولهم وخروجهم أمر خانق يجعلهم يحنّون للأيام الخوالي التي كان يقع فيها التسرّب من ساعات العمل والتحايل في طلب الإجازات، لكنهم ينسون أن هذا النظام الصارم أيضا يصب في مصلحتهم لأنه يوفر لهم مظلة حماية تطبق بصرامة مماثلة القوانين الحكومية التي تنحاز إلى مصلحة الموظف؛ مثلا في احتساب الأجور المضاعفة في حال ساعات العمل الإضافي.

وهكذا فإن وجود نظام آلي ينظم ساعات دوام وطلبات إجازات الموظفين سيمنح المنظمة جملة فوائد على رأسها تفريغ إدارة الموارد البشرية لأعمال أكثر أهمية مثل تقييم الموظفين والمدراء والتخطيط الاستراتيجي للمنظمة، وهذا النظام لا يوفر الوقت والجهد فحسب، بل يوفر أيضا المال لأنه يختصر الكثير من المعاملات الورقية. وهذا النظام سيكون خالٍ من الأخطاء البشرية في احتساب ساعات الدوام أو نسيان توثيق إجازات سابقة وأخيرًا فإنه يوفر مظلة من العدالة والإنصاف ينعم بها جميع الموظفين؛ لأن الأتمتة تطبق معايير المنظمة بشكل صارم دون أي تحيز لاعتبارات شخصية. وهذه العدالة تصب بالتأكيد في صالح الموظفين لأنها تتماشى مع التعليمات الحكومية المتعلقة بحماية حقوق الموظفين.