٦ فوائد مهمة لنظام متابعة وتقييم أداء الموظفين

يوفر التطور التكنولوجي الذي نشهده كل يوم العديد من الأنظمة والأدوات التي من الممكن تسخيرها من أجل تحسين آليات العمل المختلفة بأقسام الشركات المتعددة، ومن بينها قسم الموارد البشرية، حيث أن نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين يعد من الأدوات المهمة والمفيدة، فماذا يجب أن تعرف عنه؟

ما هي الأنظمة والأدوات المتوفرة لمتابعة وتقييم أداء الموظفين؟

إن نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين عبارة عن نوع من عمليات إدارة الأداء التي تعمل على تقييم إنتاجية وفعالية الموظف. بالتالي هي تخدم كلاً من أهداف الإدارة والتطوير، حيث يتيح هذا النوع من عملية تقييم الأداء تقديم ملاحظات وتحديد مجالات التحسين بهدف تطوير الموظفين.

هناك عدة أنواع متوفرة من هذه الأدوات، والتي نذكر منها ما يأتي:

1. التصنيف (Ranking): هذا النوع من الأنظمة يعمل على ترتيب جميع الموظفين في مجموعة معينة من الأعلى إلى الأدنى وذلك وفقًا لترتيب الأداء. 
2. التوزيع القسري (Forced distribution): يتم تصنيف الموظفين في مجموعة معينة مع قيام المشرف بتخصيص نسبة معينة من التصنيفات داخل المجموعة لكل مستوى أداء على المقياس. 
3. نظام 360 درجة (360-degree feedback): هذا النوع من النظام يعمل على جمع معلومات من مشرف الموظف والزملاء والمرؤوسين حول سلوك الفرد المرتبط بالعمل وتأثيره. 
4. نظام على أساس الكفاءة (Competency-based): يركز هذا النوع من النظام على الأداء كما تم قياسه مقابل الكفاءات المحددة التي تم تحديدها لكل منصب.
5. نظام الإدارة بالأهداف (Management by objectives): الإدارة بالأهداف (MBO) عبارة عن عملية يتم من خلالها تحديد الأهداف بشكل تعاوني للمنظمة والإدارات المختلفة وكل عضو على حدة. يتم تقييم الموظفين سنويًا بناءً على مدى تحقيق الأهداف المتوقعة منهم. 

جدير بالذكر أن شركة ميناآيتك تعمل على توفير نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين، وهو نظام يسهل عمل قسم الموارد البشرية بشكل كبير، كما يساعد في تطوير أداء الموظفين.

فوائد استخدام نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين

هناك عدة فوائد من الممكن تحقيقها من خلال استخدام هذا النوع من الأنظمة في الشركات، وهي على النحو الآتي:

• تعزيز أداء وعمل الموظفين

يساعد استخدام نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين في تعزيز عملهم بشكل عام، إذ من الممكن متابعة أوقات عمل الموظفين وانتاجيتهم، مما يسهل معرفة عدد الساعات الإجمالية التي قضاها الموظفين في العمل. جدير بالذكر أن هذا من شأنه أن يحفز الموظفين على زيادة إنتاجيتهم بالعمل.

جدير بالذكر أنه من الممكن أن يسبب العمل عن بُعد تشتت الموظفين، وبدون برامج مراقبة الإنتاجية، يمكن أن يتأثر الموظفين بذلك، لكن وباستخدام برنامج متابعة الإنتاجية، يمكن للموظفين تقييم أنفسهم ويمكنهم حث أنفسهم قليلاً من أجل تحقيق أهدافهم بطريقة أكثر إنتاجية وفعالية.

• توفير تحليلاً في الوقت الفعلي

يوفر هذا النوع من الأنظمة تحليلات فورية ووقتية لنشاط الموظف، مما يساعد في تحسين وتطوير آلية العمل وخاصة عن بُعد. 

حيث من الممكن تحليل نشاط الموظفين بهدف فهم كيفية قضائهم لوقتهم، وفهم سبب عدم إنتاجهم وتقديم ملاحظات بناءً على البيانات. بالتالي تساعد هذه البيانات التحليلية الشركة على أن تظل أكثر إنتاجية وتساعد الموظفين على تحسين أدائهم.

• سهولة في تقييم أداء الموظف عن بُعد

يعد تقييم الأداء جزءًا حيويًا من أي وظيفة، لكن قد يشكل الأمر تحديًا كبيرًا وخاصة بسبب العمل عن بُعد. 

بدوره يساعد هذا النوع من الأنظمة على مراقبة إنتاجية الموظفين ويسهل على المديرين تحديد الموظفين المنتجين، غير المنتجين والموظفين العاطلين وما إلى ذلك. 

أخيرًا ستساعدك هذه الأفكار على تقييم أداء الموظف عن بُعد بدقة وكفاءة أعلى. 

• زيادة المدخرات 

تساعد أدوات مراقبة الموظفين في توفير المال والميزانية لمكان العمل، حيث أنه عندما يكون الموظف منتج خلال وقت العمل، يعود الأمر بالنفع على الشركة ككل.

إذ وجدت الأبحاث والاحصائيات المختلفة أن الموظفين يهدرون 4.5 ساعة عمل في الأسبوع، وهو ما يستهلك 20٪ من كل ما تجنيه الشركات من أرباح، بالتالي وفي كل عام، تخسر الشركات 1،685 دولارًا لكل موظف بسبب ذلك.

• حماية بيانات الشركة

يتيح لك برنامج مراقبة الموظفين عرض المستندات المحفوظة والتطبيقات والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والرسائل المرسلة على ممتلكات الشركة، مثل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة. 

هذا الأمر يساعد في الحفاظ على خصوصية معلومات الشركة وحمايتها.

• إعادة تخصيص الموارد

يساعد استخدام هذه الأدوات في إعادة تخصيص الموارد الموجودة في الشركة، وذلك من خلال المعلومات التي يوفرها نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين وبالتالي يتيح للمدراء بمعرفة أين يمكن تخصيص الموارد بشكل أفضل وما هي المهام التي يجب تخفيضها أو رفعها في الأولوية. 

إن الهدف الأساسي لاستخدام أدوات متابعة وتقييم الموظفين هو تصحيح المسار ومعرفة نقاط القوة والضعف، ومعرفة مواطن الخلل في تدفق العمل إن كانت خارجة عن إرادة الموظف، بالتالي تسخير مثل هذه الأدوات من شأنه أن يعود بالفائدة والنفع على الموظفين وأصحاب العمل.